Một trong những vướng mắc đang được các doanh nghiệp quan tâm nhiều nhất hiện nay đó chính là khi doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy thì có thể gửi hóa đơn, nhận hóa đơn từ khách hàng như thế nào? Ví dụ như doanh nghiệp cần gửi cho khách hàng thì sẽ dùng cách thức giao nhận như thế nào để đạt hiệu quả tốt nhất? Cùng tìm hiểu câu trả lời chi tiết nhất trong bài viết dưới đây. Nguồn: https://xmasfes.com/ Gửi hóa đơn cho khách hàng qua hệ thống email Một trong những cách thức giao nhận nhanh nhất đó chính là gửi hóa đơn vào email cho khách hàng. Cách này được thực hiện khi mà doanh nghiệp thực hiện việc lập hóa đơn thì doanh nghiệp sẽ nhập thêm địa chỉ email của khách hàng, sau đó, doanh nghiệp chỉ cần nhấn nút gửi mail là hóa đơn sẽ được gửi chính xác đến hộp thư của khách hàng. Đối với khách hàng, khách hàng có thể nhận hóa đơn ngay lập tức mà không cần phải chờ đợi và có thể dễ dàng tải hóa đơn về lưu trữ ngay trên thiết bị của mình. So với hóa đơn giấy, hình thức hóa đơn điện tử thực sự tiện lợi, mang lại lợi ích lớn cho cả bên bán và bên mua. Gửi thông tin hóa đơn qua hình thức tin nhắn SMS để khách hàng tra cứu Với phương thức gửi thông tin hóa đơn qua tin nhắn, doanh nghiệp khi lập hóa đơn sẽ nhập số điện thoại khách hàng đăng ký để nhận hóa đơn. Sau đó, khi hóa đơn đã có đầy đủ thông tin xác thực, doanh nghiệp sẽ nhấn nút gửi tin nhắn. Lúc này các thông tin về hóa đơn sẽ được gửi về số điện thoại của khách hàng cùng địa chỉ trang web tra cứu hóa đơn. Khách hàng lúc này chỉ cần truy cập vào trang web tra cứu hóa đơn và tải hóa đơn về thiết bị để lưu trữ. Trường hợp doanh nghiệp không sử dụng hệ thống gửi email tích hợp trên phần mềm, doanh nghiệp hoàn toàn có thể export hóa đơn ra file dạng nén và đính kèm vào email thường dùng để gửi cho khách hàng. Hoặc khách hàng muốn nhận file hóa đơn trực tiếp từ doanh nghiệp mà không muốn nhận mail thì doanh nghiệp có thể copy file hóa đơn đã export vào USB cho khách hàng, để khách hàng mang về lưu trữ trên máy tính của mình. Gửi theo phương thức truyền thống cho khách hàng Chắc chắn là vẫn còn những khách hàng chưa quen với phương thức vận chuyển hóa đơn mới hoặc là chưa có đủ các trang thiết bị để có thể nhận được hóa đơn theo cách điện tử, chính vì vậy, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tiến hành in bản chuyển đổi, ký tên, đóng dấu và gửi trực tiếp cho khách hàng qua phương thức chuyển phát truyền thống. Tuy nhiên, hiện nay hầu hết khách hàng đều đã có đủ những phương tiện để có thể nhận được hóa đơn điện tử, chính vì vậy, việc in hóa đơn điện tử chuyển đổi ra hóa đơn giấy cũng ít xảy ra hơn. Như vậy có thể thấy, ngoài phương thức truyền thống, hóa đơn điện tử mang đến cho các doanh nghiệp rất nhiều những cách thức giao nhận khách nhau và hoàn toàn phù hợp với nhu cầu thực tiễn của cuộc sống hiện nay. Trước thời hạn bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử đang đến gần, với những chia sẻ trên đây hy vọng đã giúp các doanh nghiệp nắm rõ hơn các cách thức giao nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua để có thể triển khai sử dụng hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng, thuận lợi và dễ dàng hơn.
