Ngày nay, dịch vụ tổ chức event đang ngày càng phát triển và mở rộng ở Việt Nam trong những năm gần đây. Nó không chỉ phát triển về nội dung mà còn về quy mô, mục đích và các loại hình sự kiện khác nhau. Tổ chức các loại hình sự kiện trở thành công cụ marketing không thể thiếu đối với các doanh nghiệp, giúp họ quảng bá sản phẩm, dịch vụ và tạo lên thương hiệu cho doanh nghiệp của mình. Vậy khi tổ chức sự kiện cần lưu ý những gì? 1. Các bước tổ chức sự kiện Có rất nhiều các loại sự kiện khác nhau, với từng sự kiện cụ thể lại có những vai trò và mục đích khác nhau trong chiến lược chung của doanh nghiệp. Do đó, mà nó cũng có nhưng quy trình thực hiện khác nhau. Tuy nhiên, dù thực hiện theo quy trình nào thì mọi sự kiện đều cần phải thực hiện qua những bước cơ bản sau: Những điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện Quyết toán chi phí tổ chức và các hạng mục phát sinh thêm bớt cũng như tính toán thù lao và thưởng phạt cho các nhân sự trong suốt chương trình. Tổng kết lại công tác quảng cáo, truyền thông như bao nhiêu banner đã được treo, bao nhiêu tờ phơi đã phát, phát ở đâu, bao nhiêu bài PR đã được đưa lên báo… Cuối cùng là team tổ chức sẽ tổ chức một buổi họp tổng kết, rút kinh nghiệm… 2. Các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện Tổ chức sự kiện là một hoạt động dịch vụ chịu sự ảnh hưởng của nhiều yếu tố. Nếu xét trên quan điểm marketing có thể chia những yếu tố ảnh hưởng đến sự kiện thành 2 nhóm chính đó là các yếu tố vĩ mô và các yếu tố vi mô. Các yếu tố ảnh hưởng đến sự kiện Các yếu tố vi mô Nhóm yếu tố vi mô bao gồm những yếu tố liên quan chặt chẽ đến nhà tổ chức sự kiện và một sự kiện cụ thể, nó ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình tổ chức một sự kiện. Các yếu tố vi mô đó bao gồm: + Khách hàng chính là đối tượng mà doanh nghiệp tổ chức sự kiện hướng tới phục vụ để mang lại nguồn thu cho nhà tổ chức sự kiện. + Các yếu tố bên trong doanh nghiệp tổ chức sự kiện như nguồn nhân lực, cơ sở vật chất, kinh nghiệm tổ chức sự kiện, các mối quan hệ của danh nghiệp,… + Các công ty tổ chức sự kiện là các doanh nghiệp và các cá nhân đảm bảo các yếu tố cần thiết cho nhà tổ chức có thể thực hiện triển khai được các sự kiện. + Đối thủ cạnh tranh + Chính quyền và cư dân giới hạn trong 1 phạm vi địa lý nào đó chịu ảnh hưởng trong thời gian sự kiện diễn ra. Các yếu tố vĩ mô Các yếu tố vĩ mô bao gồm những yếu tố hay các lực lượng mang tính chất xã hội rộng lớn có tác động ảnh hưởng tới hoạt động tổ chức sự kiện như: + Môi trường nhân khẩu học bao gồm các vấn đề về dân số như quy mô, mật độ, phân bố dân cư, tuổi tác, giới tính, tỷ lệ sinh, tỷ lệ chết, sắc tộc, nghề nghiệp… + Môi trường kinh tế thể hiện ở tốc độ tăng trưởng kinh tế và cơ cấu vùng từ đó tạo ra tính hấp dẫn về thị trường và sức mua của người tiêu dùng. + Các yếu tố về môi trường tự nhiên như thời tiết, khí hâu và tình hình ô nhiễm môi trường ảnh hưởng đến đầu vào của nhà sản xuất và gây ảnh hưởng đến quá trình tổ chức sự kiện. + Môi trường công nghệ kỹ thuật bao gồm các nhân tố gây tác động ảnh hưởng đến công nghệ mới, sáng tạo sản phẩm và cơ hội thị trường mới ảnh hưởng đến việc thực thi những giải pháp cụ thể của tổ chức sự kiện. + Môi trường chính trị cũng là một trong các yếu tố ảnh hưởng mạnh mẽ đến quyết định tổ chức sự kiện của chủ đầu tư và sự kiện. + Môi trường văn hoá được coi là một hệ thống giá trị truyền thống và các chuẩn mực hành vi đơn nhất với 1 nhóm người cụ thể nào đó được chia sẻ 1 cách tập thể bao gồm những giá trị văn hoá truyền thống căn bản, những giá trị văn hoá thứ phát và các nhánh văn hoá của một nền văn hoá. Ngoài những yếu tố trên thì việc tổ chức sự kiện còn chịu ảnh hưởng của rất nhiều yếu tố khác mà không khôn khổ bài viết chúng tôi không thể thống kê ra được chi tiết. 3. Những lưu ý khi tổ chức sự kiện Tổ chức sự kiện dù lớn hay nhỏ thì nó vẫn gây được ấn tượng với khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp. Vấn đề nằm ở chỗ, nếu không có sự chuẩn bị kỹ càng bạn có thể thất bại thê thảm trong chiến dịch của mình chỉ vì một sơ xuất nhỏ. – Chuẩn bị kỹ địa điểm tổ chức sự kiện (venue): Tránh trường hợp chỉ còn vài ngày nữa là diễn ra sự kiện thì địa điểm lại bị người khác thuê mất hoặc sức chứa của địa điểm tổ chức không đáp ứng được số lượng khách tham ra sự kiện,… – Các vấn đề liên quan đến MC: MC là cầu nối trung gian để truyền đạt các thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tới khách mời. Vì thế, các vấn đề về người dẫn chương trình tại sự kiện bạn phải đặc biệt lưu tâm nhé! – Các vấn đề liên quan đến hệ thống âm thanh, ánh sáng, điều hòa,… cũng là vấn đề bạn phải quan tâm trước khi diễn ra sự kiện. Sẽ chẳng có gì là đảm bảo rằng mọi thứ sẽ trơn chu nếu bạn không chạy thử. – Sự phối hợp giữa giữa các bộ phận làm chương trình: Đây có lẽ là yếu tố quan trọng nhất ảnh hướng đến kết quả toàn cục của sự kiện. Sẽ thế nào Ca sĩ lên sân khấu cả 5 phút mà mà âm thanh vẫn chưa được bật. Bạn không thể lường trước được những sự cố có thể xảy ra trong sự kiện, vì thế để sự kiện được thành công thì cách tốt nhất là phải chuẩn bị kỹ càng các phần việc và có những phương án dự phòng cho mọi trường hợp xảy ra không theo kịch bản. Trên đây là những lưu ý khi tổ chức sự kiện. Mong rằng các bạn lưu ý để có thể tổ chức sự kiện thành công. .
